Avec environ 345 millions d’utilisateurs en licence payante1, Microsoft 365 est sans conteste l’une des solutions bureautiques les plus utilisées au monde. Vous-même l’utilisez certainement, mais êtes-vous sûrs d’en tirer le meilleur parti ? Voici quelques conseils qui vous aideront à le savoir !
Complète, performante et sécurisée, Microsoft 365 (M365, pour les intimes) est l’outil de travail phare de nombreuses entreprises dans le monde. La suite d’outils Microsoft, qui embarque également des outils de collaboration, est partout et couvre l’ensemble des besoins professionnels au quotidien :
- Le département financier utilise généralement Excel pour la comptabilité et Power BI pour la visualisation et l’analyse des données
- Word et PowerPoint sont utilisés par tout le monde dans l’entreprise
- Les équipes IT déploient probablement les fonctions de prévention des pertes de données (DLP) d’Office 365 pour les e-mails, les fichiers ou tout autre service lié à la protection de l’information
- OneDrive et SharePoint peuvent être utilisés pour partager des fichiers…
Cette popularité n’est pas due au hasard : les produits Office 365 sont pratiques à utiliser et facilitent la vie des employés !
Cependant, nous remarquons très souvent que les licences achetées contiennent des produits qui ne sont pas du tout ou à peine utilisés. C’est typiquement le genre de petits détails qui, si l’on n’y prête pas attention, peut coûter beaucoup d’argent à l’entreprise sans apporter aucune valeur.
Découvrez dans les lignes suivantes 3 conseils pour mieux exploiter vos licences Office 365.
1. Formez votre personnel
Généralement, on distingue 3 types d’employés :
- Ceux qui savent quoi faire et utilisent chaque fonctionnalité de la licence Office 365
- Ceux qui ne comprennent pas complètement toutes les possibilités que la suite peut offrir, et qui sous-exploitent donc leurs licences
- Et enfin, ceux qui ne sont pas familiers avec les grandes fonctionnalités de cet outil et qui ne l’utilisent pas du tout.
La solution, comme souvent, consiste en une formation appropriée. Une bonne façon de leur ouvrir les yeux sur l’intérêt des solutions Office dans leur travail au quotidien (avec en avantage principal, plus de simplicité et d’efficacité dans leurs tâches).
Microsoft propose des formations vidéo à ses outils. Pensez donc à organiser des sessions de formation ponctuellement !
2. Diversifiez les licences
Chaque employé n’a pas besoin des mêmes outils, et certains collaborateurs ne seront jamais amenés à utiliser certains d’entre eux. Pourquoi alors payer pour une licence qu’ils n’utiliseront que partiellement ?
Nous vous recommandons d’explorer ici ce que chacune des licences offre exactement. Ensuite, il suffit de les adapter en fonction de la charge de travail et des besoins de vos employés.
Les utilisateurs avancés auront peut-être besoin d’une licence Business Premium, la plus fournie en applications et services et donc la plus onéreuse. En revanche, la plupart de vos employés n’auront sans doute besoin que d’une licence Business Standard, voir même Business Basic.
Gardez à l’esprit que surprovisionner des ressources conduit le plus souvent à des dépenses inutiles. C’est encore plus vrai à l’ère du Cloud et du modèle Pay-as-you-go (« payez ce que vous utilisez).
Aujourd’hui, faire évoluer une licence peut se faire en quelques clics si cela s’avère nécessaire : aucune raison, donc, de payer pour des ressources dont vous n’avez pas besoin !
3. Trackez l’utilisation et les coûts
Comme nous l’avons vu plus haut, les licences Microsoft 365 sont souvent achetées par lots. De fait, elles ne sont pas alignées avec les besoins réels des employés et finissent par être soit sous-utilisées, soit surdimensionnées.
Une étude a ainsi révélé que 16 % des licences E3 (équivalent des licences Business Standard) pourraient être réduites à des licences E1 (=Business Basic) en fonction de l’utilisation des applications par les employés.
38% des licences E5 (= Business Premium) pourraient quant à elles être converties en licences E1.
Multipliez ces chiffres par votre nombre d’employés et imaginez maintenant les économies que vous pourriez réaliser en reconsidérant l’attribution de vos licences !
Si vous n’avez pas alloué les licences adéquates aux bonnes personnes dès le départ, tout n’est pas perdu. Des outils spécialisés existent pour le faire, ou vous pouvez en avoir un aperçu depuis le centre d’administration de M365.
Bien entendu, nos experts Groupe Delta peuvent également vous aider dans cette tâche ! Via un audit de vos usages et des plans souscrits, ils peuvent déterminer quelles sont les bonnes licences à choisir afin de réduire vos coûts.
Appelez-nous et commencez rapidement à rentabiliser vos licences M365 !